董事会秘书处工作流程

一、董事会秘书是对外负责公司信息披露事宜

对内负责筹备董事会会议和股东大会，并负责会议的记录和会议文件、记录的保管等事宜的公司高级管理人员，董事会秘书对董事会负责。

1、董事会秘书职责主要职能：负责公司的对外信息披露和董事会日常事务性工作，对董事会负责。

2、隶属关系：直接隶属董事会管理

3、董事会秘书职责职责与权限:

(1)依法准备和递交国家有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告和文件;

(2)筹备股东大会和董事会会议，并负责会议的记录工作，保管会议文件和记录;

(3)依法负责公司有关信息披露事宜，建立并完善信息披露制度，并保证公司信息披露的及时性、合法性、真实性、完整性;

(4)协助董事处理董事会的日常工作，协助董事及经理在行使职权时切实履行法律、法规、公司章程及其他有关规定;

(5)办理公司与董事、证券管理部门、证券交易所、各中介机构和投资人之间的有关事宜;

(6)接待来访，回答咨询;

(7)保管股东名册和董事会印章;

(8)参与组织资本市场融资。

二、董秘在这方面所做的工作主要包括：

1.接听投资者咨询电话;

2.来访投资者、机构研究员;

3.定期(不定期)组织召开投资者见面会;

4.保持与媒体的良好关系，采用路演等手段加强与公众沟通;

5.回访投资者;

6.建立与维护公司网站的投资者论坛以加强与投资者的沟通;

7.就某些议案与投资者进行事前沟通等。

在这些与投资者沟通的方法中，董秘最经常使用的是接听投资者电话和接待来访的投资者、调研员，在被调查董秘中分别占比85%和99%。日均接听投资者电话5次以下(含5次)的董秘占70%，23%的董秘日均接听电话6-10次，另有7%的董秘日均接听投资者电话达10次以上。在接待投资者来访方面，九成董秘月均接待来访者10次以下，只有1位被调查董秘月均接待来访者不足1次。信息披露中董秘的经验判断很重要在被调查的董秘所在上市公司中，已建立信息管理制度且运转正常的占80%;已建立信息管理制度但执行中得不到其他部门配合的占13%;仍在建设中的占7%。在披露信息过程中，最考验董秘能力的当属“对股东和其他利益相关者的决策产生实质性影响的信息”如何判断，在我们的调查中，81%的董秘认为个人的经验判断很重要，41%的董秘认为事前向监管机构进行咨询也很重要，21%的董秘表示还要依据相关的法律、法规和规则来进行判断，11%的董秘表示也要遵照董事长或总经理的意见，另有1位董秘提出参考同事特别是证券事务代表的意见也同样重要。总体而言，“对股东和其他利益相关者的决策产生实质性影响的信息”的判断最终还是要靠董秘自己来完成，个人经验还是第一位的。更为关键的是，作为一个职业群体，根据有关规定，上市公司的董事会秘书必须经证券交易所的专业培训和资格考核，取得合格证书后，由公司董事会聘任，并报交易所备案并公告。这样的“董秘”数量，全国不过几千人，而且随着上市、非上市股份制公司的数量不断增加，董秘资源的稀缺性会持续相当一段时间。

作为董事会秘书起到的辅助作用对于公司来说是必不可少的。