一、引言
司法实践中，确实存在不少企业因疏于对印章的管理，致使员工私自使用印章在工资单、解除通知书等相关文件上盖章，并以此向公司主张赔偿。而企业在面对白纸黑字、盖有公司印章的相关文件往往陷入被动、举证不能而承担不利后果。本文结合相关案例，提出建议措供企业参考，以规避风险并保障企业的合法权益。
二、案例分析
案例一：(20**)川0*民终1***号
张某于2015年4月1日入职某聚隆公司从事会计工作。2019年3月5日，某聚隆公司向张某发出《辞退通知书》，通知书载明：“自2019年3月5日起，解除双方劳动合同，请办理相关事宜。”同日张某与某聚隆公司办理了工作交接。后张某向都江堰市劳动人事争议仲裁委员会提起劳动仲裁申请，要求某聚隆公司支付违法解除劳动合同赔偿金44000元等。
本案经过劳动仲裁、一审、二审，诉讼中，某聚隆公司主张，从公司与张某的微信聊天记录可以看出，双方协商一致于2019年1月7日解除劳动关系。《辞退通知书》系张某利用持有公司公章的便利，私自偷盖空白印章，于事后打印形成，并非公司真实意思表示。
二审法院经审理认为，关于违法解除劳动合同赔偿金，某聚隆公司主张张某提交的《辞退通知书》并非由公司出具，而是张某偷盖公章自行制作，但对该主张，公司并未提供充分证据予以证明，一审确认《辞退通知书》由某聚荣公司出具并无不当。根据本案查明事实，某聚隆公司向张某出具辞退通知书，单方面解除了劳动关系违反法律规定，应当依法向张艳支付赔偿金。
案例二：(20**)苏0*民终1***
2016年10月21日，宋某入职某洁丽公司签订书面劳动合同。2017年10月12日，宋某以某洁丽公司拖欠工资、未支付加班费、未及时签订书面劳动合同、违法解除劳动合同等为由向仲裁委提起仲裁，请求裁决某洁丽公司支付违法解除劳动合同赔偿金60000元等。
本案经过仲裁、一审、二审。诉讼过程中，宋某称遭到公司违法辞退，为证明其主张，宋某提供辞退通知等证据，其中辞退通知载：“宋某，因本公司业务调整，结合公司生产情况，经公司领导商议，现决定与你终止劳动关系，解除劳动合同，请你于2017年3月14日离开本公司，你的一切待遇按照国家相关法律法规处理。某洁丽塑料制品有限公司2017年3月13日”。宋某称，辞退通知书于2017年3月13日在公司办公室由法人代表徐某交付给其本人，印章由徐某当时加盖形成。某洁丽公司对宋腾的说法予以否认。公司从未向宋某出具所谓的辞退通知，相应材料皆为宋某伪造，并偷盖了公司印章。为证明其主张，某洁丽公司提交了公司2016年9月至12月考勤记录，并申请了证人赵某出庭作证。
一审法院经审理认为，宋某提交的辞退通知虽加盖有某洁丽公司公章，但该证据能否反映案件真实情况，仍需要对其内容真实性予以核实。宋某提交的辞退通知无单位任何人员签字，不符合我国法律关于证据有效形式的规定，宋某称皆为徐某所为，但未提交任何其他证据佐证。上述证据内容的真实性存疑。某洁丽公司于2017年3月12日与宋腾签订书面劳动合同（劳动合同终止时间为2018年3月12日），2017年3月13日又将其辞退，明显违背常理。鉴于宋腾未能对其提交的辞退通知书给出合理解释，一审对上述证据的内容真实性不予采纳。宋腾、洁丽公司皆未举证证明劳动合同解除的原因，视为双方协商一致解除。洁丽公司应当支付宋腾经济补偿金，而非赔偿金。二审对上述事实的认定予以维持。
三、笔者分析建议
1、制定印章使用制度。对于印章的管理应制定明确的制度，包括使用流程、审批权限、登记备案等等。实行印章使用可追溯制度，每次使用均需详细记录时间、用途、经办人等信息。同时根据公司的具体情况可考虑在规章制度中规定，对于解除劳动关系等重要文件，应规定在加盖公章的同时需要有经办人员签字才具有法律效力。
2、指定专人管理印章，明确岗位职责和责任。建议企业应将公章等印章根据组织架构和业务情况。指定的专人来负责管理。对于印章管理人员，要明确其相应的岗位职责以及不按印章制度使用的责任，以明确该人员是否能胜任工作和违反印章使用制度所应承担的责任。
3、掌握或保留相应的证据。无论是否有制定印证使用制度、指定专人管理印章并明确岗位职责和责任，本质上就是企业是否有掌握或保留相应的证据，否则企业将会承担举证不能的法律后果，有如案例二的企业就值得借鉴，根据实际情况其提交了考勤记录并申请了证人出庭作证，以佐证企业的主张。